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Novedades del nuevo Reglamento LOPD respecto a la gestión de soportes y documentos

Al analizar en profundidad el recién estrenado Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal (en adelante RLOPD), me ha llamado la atención la importantísima novedad relativa a la obligación de solicitar autorización al responsable del fichero, cada vez que se remita un correo electrónico que incluya datos de carácter personal.

Art. 92.2: La salida de soportes y documentos que contengan datos de carácter personal, incluidos los comprendidos y/o anejos a un correo electrónico, fuera de los locales bajo el control del responsable del fichero o tratamiento deberá ser autorizada por el responsable del fichero o encontrarse debidamente autorizada en el documento de seguridad.

Esta novedad, que parece haber pasado desapercibida en los numerosos artículos y eventos que se están realizando, equipara los correos electrónicos a los soportes de información (memorias removibles, cintas de backup, etc.) siendo por lo tanto necesaria la solicitud de autorización al responsable del fichero cada vez que se quiera enviar un correo electrónico donde se incluyan datos de carácter personal.

Esta medida, lógicamente no es gestionable por ninguna organización independientemente de la magnitud de la misma, ya que todo profesional / trabajador, utiliza el correo electrónico como herramienta de trabajo transmitiendo a través del mismo ingentes cantidades de información que incluyen en muchos casos datos de carácter personal. Asimismo y teniendo en cuenta que la citada medida de seguridad se refiere a datos de nivel básico, se debe cumplir la medida de seguridad en todos y cada uno de los correos electrónicos que incluyan cualquier tipo de dato de carácter personal.

Siguiendo con la problemática surgida con la equiparación de soporte de información y el correo electrónico, se podría, llegando al absurdo, a generar un registro de entrada y salida de todos y cada de los correos electrónicos que entren o salgan con algún dato de carácter personal en su cuerpo o adjunto al mismo. En dicho registro se debería incluir: la fecha, hora, el emisor, el destinatario, el tipo de información recibida o enviada, la persona responsable de la recepción, la persona responsable de la emisión y la correspondiente autorización.

Llegados a este punto, y teniendo en cuenta los plazos de prescripción de las sanciones, los registros y las autorizaciones para recibir y/o enviar correos electrónicos deberán almacenarse por un periodo no inferior a tres años.

Finalmente y como conclusión comentar la gran dificultad que tendremos todas las organizaciones para cumplir escrupulosamente con lo establecido por el nuevo RLOPD, ya que la labor administrativa y organizativa que exige es desmesurada .

Koldo Peciña Txintxurreta
Consultor Senior S21sec

1 comentario:

Abel dijo...

Bueno, basta con añadir una cláusula en el documento de seguridad que autorice el envío de datos por correo electrónico. El Art.92.2 dice que "deberá ser autorizada por el responsable del fichero o encontrarse debidamente autorizada en el documento de seguridad".


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