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Tip de seguridad 1: cómo imprimir documentos confidenciales de forma segura

Con el objetivo de seguir concienciando en seguridad digital, semanalmente iremos publicando pequeños tips de fácil aplicación en nuestro día a día.

Proteger un documento garantizando su confidencialidad no es una tarea sencilla. El método más utilizado consiste en cifrar el documento de manera que sea necesario introducir una contraseña para desprotegerlo y poder acceder a su contenido. Si la contraseña utilizada es lo suficientemente robusta, compleja y larga podemos tener la garantía de que el documento solo podrá ser accesible para su titular (si éste es el único conocedor de la contraseña).

Sin embargo ¿Qué ocurre cuando necesitamos obtener una copia impresa de este documento y utilizamos para ello una impresora compartida ubicada lejos de nuestro puesto de trabajo?.

Evidentemente, antes de imprimirlo debemos desproteger el documento mediante la utilización de la contraseña correspondiente, pero ¿Nos aseguramos de alguna manera que cuando enviamos el documento a la impresora no se encuentre delante otra persona que pueda observar e incluso recoger el documento?.

No es un caso aislado que una persona vaya a recoger su trabajo de impresión y por error se lleve documentación correspondiente a trabajos enviados antes o después que el suyo por otras personas que aún no han ido a recoger el trabajo a la impresora.

En general, la persona que por error recoge el trabajo, al comprobar que el documento “confidencial” no es el suyo no suele comunicarlo y en el mejor de los casos no lo leerá y lo eliminará lo antes posible.

Por otro lado, la persona que envió el trabajo confidencial a la impresora y al ir a recogerlo no lo encuentra en la bandeja de salida, tampoco es probable que pregunte por el mismo, y en general puede pensar que el trabajo no ha llegado a la impresora o se ha perdido en la cola de impresión. En este caso lo habitual es volver al puesto de trabajo y solicitar una nueva copia del mismo a la impresora.

¿Cómo deberíamos actuar ante estas situaciones?

Evidentemente la forma más sencilla para imprimir documentos confidenciales de forma segura es asegurándonos estar presentes en la impresora justo antes de que vaya a comenzar la impresión del documento y a ser posible enviar a imprimir los documentos confidenciales cuando observemos que la impresora se encuentra desocupada y no hay otras personas esperando a recoger trabajos.

La opción más profesional sería comprobar si la impresora compartida que utilizamos admite la posibilidad de enviar los documentos a una cola o buzón personalizado por usuario de manera que los trabajos queden retenidos en el buzón de la impresora hasta que el usuario que envió el trabajo “libere” su buzón (mediante el uso de un “PIN” o contraseña) y descargue e imprima el trabajo en presencia de su titular. Numerosas impresoras de gama alta permiten hoy en día imprimir documentos confidenciales de forma segura. A modo de ejemplo podemos mostrar los pasos a seguir en el caso de utilizar una impresora de estas características (Ejemplo Panasonic DP-C264)

1-  Enviamos a imprimir el trabajo y seleccionamos la impresora correspondiente.


2- Desde el botón “Propiedades” configuramos el envío del documento al buzón del usuario (buzón protegido desde la pestaña “tipo de trabajo”), introduciendo como ID por ejemplo nuestro DNI y seleccionando a continuación un “PIN” para proteger el acceso al contenido del buzón.

  

3- Aceptamos y enviamos a imprimir el documento que se almacenará en el buzón de la impresora con el ID de usuario introducido anteriormente.

4- Nos dirigimos a la impresora cuando no haya gente a su alrededor y pulsamos sobre el botón “PRINT” de su panel frontal.



















5- Seleccionamos la pestaña marcada como “buzón” e introducimos nuestro ID de usuario (el mismo que incluimos al imprimir el documento)



6- Se muestran los documentos que la impresora tiene en el buzón correspondiente al ID de usuario introducido.



7- Seleccionamos el documento y pulsamos sobre la opción de “impresión” Introduciendo a continuación el PIN para desproteger el documento.



8- Al pulsar sobre OK, comienza la impresión del documento en papel.


Juan Carlos Rodriguez
Responsable de formación S21sec university

1 comentario:

Álvaro Del Hoyo dijo...

Buenas, Juan Carlos

Veo que seguís teniendo la misma impresora ;-p

Un saludo


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